PROCEDURĂ PENTRU
UTILIZAREA SISTEMULUI VIDEO in cadrul societatii
CYBERJUMP RO SRL SRL (~Societatea~)


Societatea CYBERJUMP RO SRL, persoana juridică română, cu sediul social în România, Municipiul București, Calea Floreasca nr. 55, Etaj 2, spațiul 07, Sectorul 1, înmatriculată la Registrul Comerțului de pe lângă Tribunalul București sub nr. J40/21715/2021, cod de înregistrare fiscală 45342755; denumit în continuare „Operator de date”) operează un sistem de supraveghere electronică („Camere”) în parcul de trambulină Cyberjump operat de acesta.
Având în vedere:
I. Interesul manifestat de Societate pentru prevenirea săvârşirii infracţiunilor și contravențiilor, asigurarea pazei angajaţilor şi valorilor materiale și intelectuale ale Societăţii, prevenirea de accidente in parcul de trambuline;
II. Nevoia de informare a angajatilor Societăţii în conformitate cu prevederile legale;
Societatea implementează un set de reguli pentru utilizarea sistemului video.
A. REFERINŢE NORMATIVE SI CONDIŢII DE LEGITIMITATE
i. Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecţ̦ia persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE, (denumit în cele ce urmează “GDPR”;
ii. Legea nr. 333 din 8 iulie 2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor şi protecţia persoanelor, cu modificările şi completările ulterioare;
iii. Hotărârea nr. 301 din 11 aprilie 2012 pentru aprobarea Normelor Metodologice a Legii nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor şi protecţia persoanelor;
iv. Ordinul nr. 52 din 18 aprilie 2002 privind aprobarea Cerinţelor minime de securitate a prelucrărilor de date cu caracter personal;
v. Decizia ANSPDCP nr 52 din 31 mai 2012 privind prelucrarea datelor cu caracter personal prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video;
vi. Instrucţiunile Autorităţii Europene de Protecţie a Datelor Personale privind supravegherea video, publicate 17 martie 2010, Bruxelles;
NECESITATEA SISTEMULUI VIDEO
i. Utilizarea sistemului video este necesară pentru buna administrare şi funcţionare a Societăţii, în special în vederea controlului de securitate şi pază, pentru a preveni accidentele si daunele produse echipamentelor Societatii pentru a sprijini politica de securitate prevăzută de actele normative sus-menţionate;
ii. Procedura privind supravegherea prin mijloace video descrie sistemul video al Societăţii şi măsurile de protecţie luate de aceasta pentru a proteja datele cu caracter personal, viaţa privată şi alte drepturi fundamentale precum şi interese legitime ale persoanelor filmate de camere;
iii. Societatea nu poate să asigure în alt mod securitatea angajaţilor şi a bunurilor, paza şi protecţia bunurilor si securitatea vizitatorilor;
iv. Sistemul de supraveghere video ajută la prevenirea, detectarea şi investigarea furturilor de echipament sau de bunuri deţinute de Societate sau la prevenirea, detectarea şi investigarea riscurilor şi ameninţărilor la adresa personalului angajat care işi desfăşoară activitatea la locaţia supravegheată;
v. Cu ajutorul acestui sistem se controlează accesul la sediu si la punctul de lucru ale Societăţii se asigură securitatea bunurilor şi siguranţa persoanelor – angajaţi ai Societăţii, clienţi, precum şi a proprietăţilor şi informaţiilor deţinute;
vi. Sistemul de supraveghere video nu este utilizat în alt scop decat cel notificat, nu foloseşte la monitorizarea activităţii angajaţilor sau la pontaj;
vii. Sistemul poate constitui mijloc de investigare sau de obţinere a unor informaţii pentru situaţiile in care se produce un incident de securitate fizică sau se observă un comportament infracţional, imaginile putând fi transferate organelor de cercetare in cadrul unei investigaţii disciplinare sau penale.
B. CONŢINUTUL ŞI SCOPUL PROCEDURII
Această procedură stabileşte:
a) Un set unitar de reguli care reglementează implementarea şi utilizarea sistemului de supraveghere video în scopul asigurării securităţii persoanelor şi bunurilor, pazei şi protecţiei bunurilor, imobilelor, valorilor şi a materiilor prime care sunt utilizate în procesul de fabricare a produselor comercializate de Societate, respectând în acelaşi timp obligaţiile ce revin Societăţii conform GDPR şi măsurile de securitate adoptate pentru protecţia datelor cu caracter personal, protejarea vieţii private, a intereselor legitime şi garantarea drepturilor fundamentale ale persoanelor vizate;
b) Responsabilităţile privind administrarea şi exploatarea sistemului de supraveghere prin mijloace video, precum şi cele privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestor activităţi.
- Sistemul video existent a fost instalat în urma unor analize de risc;
- O revizuire periodică va fi intreprinsă anual de către structurile responsabile cu asigurarea securităţii şi va reanaliza necesitatea menţinerii in uz a sistemului, indeplinirea scopului declarat; Societatea utilizează sistemul de supraveghere video in scop de securitate şi control acces.
- S-a asigurat ca exista un interes legitim pentru implementarea sistemului de supraveghere prin mijloace video,
- Au fost discutate alternativele si s-a ajuns la concluzia ca utilizarea sistemului de supraveghere video este necesara si proportionala scopurilor urmarite de Angajator.
Societatea utilizează sistemul de supraveghere pentru a garanta siguranța, securitatea și controlul accesului si utilizarea adecvata a echipamentelor. Sistemul de supraveghere contribuie la controlarea accesului în parcul de trambuline și asigură securitatea și siguranța echipamentelor si a parcului, a personaluluiși a vizitatorilor. Sistemul de supraveghere video ajută la prevenirea, descurajarea, gestionarea și, dacă este necesar, anchetarea incidentelor legate de siguranță și securitate, a potențialelor amenințări sau a accesului fizic neautorizat, inclusiv a accesului neautorizat în clădirile securizate și în sălile protejate, la infrastructura IT sau la aparatura de cercetare existentă.
Sistemul nu este utilizat în alte scopuri decât cele menționate mai sus. De exemplu, nu este utilizat pentru a monitoriza prezența angajaților. Sistemul nu este utilizat nici ca instrument de anchetă în alte scopuri decât cele descrise mai sus, cu excepția cazului în care este vorba de un incident de siguranță fizică sau de o infracțiune.
Înregistrările pot fi transmise organelor de anchetă în cadrul unei anchete disciplinare sau penale oficiale.
1. SCOPUL ȘI PRINCIPIILE DE UTILIZARE A CAMERELOR DE SUPRAVEGHERE
1.1. Operatorul de date va folosi datele cu caracter personal orice imagine sau înregistrări de imagini și sunet realizate cu ajutorul camerelor de supraveghere din zona parcului de trambuline Cyberjump în următoarele scopuri
– pentru a proteja viața și siguranța fizică a vizitatorilor și a angajaților săi („Persoane vizate”), pentru a monitoriza respectarea normelor de siguranță;
– protejarea proprietății (furt și spargere) a echipamentelor și dotarilor parcului de trambuline Cyberjump, a bunurilor personelor, ale vizitatorilor și angajaților săi, adică detectarea și prevenirea încălcărilor, prinderea în flagrant delict a făptuitorului și dovedirea acestuia;
– pentru a monitoriza funcționarea parcului de trambulină Cyberjump.
1.2. Utilizarea camerelor de luat vederi ca prelucrare a datelor cu caracter personal este utilă și necesară, adecvată și proporțională cu scopurile pentru care este utilizată.
1.3 Utilizarea camerelor nu încalcă demnitatea umană și respectă principiul prelucrării corecte. Amplasarea camerelor a fost atent revizuită pentru a asigura limitarea pe cât posibil a monitorizării zonelor care nu prezintă interes pentru scopul urmărit. Sistemul video al Societăţii nu are ca scop captarea (de exemplu prin focalizare sau orientare selectivă) sau prelucrarea imaginilor (de exemplu, indexare, creare de profiluri) care dezvăluie categorii speciale de date.
1.4 BENEFICIILE SISTEMULUI DE SUPRAVEGHERE
i. Creşterea controlului în perimetrul supravegheat, a intrărilor şi ieşirilor;
ii. Restricţionarea accesului persoanelor străine;
iii. Eliminarea pierderilor cauzate de evenimente neprevăzute;
2. TEMEIUL JURIDIC AL PRELUCRĂRII
2.1 Numai persoanele care își dau acordul pentru utilizarea camerelor și acceptă termenii și condițiile stabilite în acest anunț sunt permise în parcul de trambulină Cyberjump.
Informarea primară a persoanelor vizate se realizează în mod clar şi permanent, prin intermediul unui semn adecvat, cu vizibilitate suficientă şi localizat in zona supravegheată, astfel încât să semnaleze existenţa camerelor de supraveghere, dar şi pentru a comunica informaţiile esenţiale privind prelucrarea datelor personale.
O copie a acestei politici se va furniza pe bază de cerere oricărei persoane interesate.
3. DURATA DE PRELUCRARE A DATELOR, MĂSURILE DE SECURITATE ŞI TRANSMITEREA ACESTORA
3.1. Operatorul de date va distruge sau va șterge imaginile înregistrate de camerele de luat vederi după 30 de zile
Durata de stocare a datelor obţinute prin intermediul sistemului de supraveghere video este proporţională cu scopul pentru care se prelucrează datele, astfel că:
(i) Imaginile surprinse de sistemul video din Parcul de trambuline Cyberjump sunt stocate pentru o perioadă care nu poate depăşi 30 de zile, după care se şterg prin procedură automată în ordinea în care au fost înregistrate.
(ii) În cazul producerii unui incident de securitate, durata de păstrare a materialului filmat relevant poate depăşi limitele normale in funcţie de timpul necesar investigării suplimentare a incidentului de securitate. Păstrarea este documentată riguros, iar necesitatea păstrării este revizuită periodic.
4. DREPTURILE PERSOANEI VIZATE
Societatea garantează că asigură respectarea drepturilor ce revin personelor vizate, conform GDPR. Toate persoanele implicate in activitatea de supraveghere video şi cele responsabile de administrarea imaginilor filmate, vor respecta drepturile persoanelor vizate.
5. INFORMAREA PERSOANELOR VIZATE
Informarea primară a persoanelor vizate se realizează în mod clar şi permanent, prin intermediul unui semn adecvat, cu vizibilitate suficientă şi localizat in zona supravegheată, astfel încât să semnaleze existenţa camerelor de supraveghere, dar şi pentru a comunica informaţiile esenţiale privind prelucrarea datelor personale.
O copie a acestei politici se va furniza pe bază de cerere oricărei persoane interesate.
3.8 Operatorul nu transferă înregistrările vizitatorilor și angajaților către terți.
4. ACCESUL LA DATELE PERSONALE ŞI DEZVĂLUIREA ACESTORA
4.1. Operatorul de date asigură securitatea datelor prelucrate și ia toate măsurile rezonabile pentru a se asigura că datele cu caracter personal ale vizitatorilor și angajaților sunt protejate. Accesul la imaginile stocate şi/ sau la arhitectura tehnică a sistemului de supraveghere video este limitat la un număr redus de persoane şi este determinat prin atribuţiile specificate in deciziile interne ale Societăţii (in ce scop şi ce tip de acces) În acest scop, imaginile și înregistrările sonore înregistrate sunt stocate într-un loc încuiat, pe un computer protejat prin parolă, salvat pe un hard disk, asigurând securitatea datelor.
În special, Societatea impune limite in privinţa persoanelor care au dreptul:
- Să vizioneze materialul filmat in timp real: imaginile care se derulează in timp real sunt accesibile responsabililor desemnaţi să desfăşoare activitatea de supraveghere;
- Să vizioneze înregistrarea materialului filmat: vizionarea imaginilor inregistrate se va face in cazuri justificate, cum ar fi cazurile prevăzute expres de lege şi incidentele de securitate, de către persoanele special desemnate;
Să copieze, să descarce, să şteargă sau să modifice orice material filmat
4.2
4.3 Dreptul de acces în cadrul perioadei de păstrare se extinde la vizualizarea și revizuirea înregistrărilor de pe camere.
4.4. Numele persoanei care manipulează imaginile înregistrate sau imaginile și înregistrările sonore sau care, din orice alt motiv, are dreptul de a le accesa în conformitate cu prezenta politică, motivul accesului și momentul accesului se înregistrează într-un protocol.
5. PROTEJAREA VIEŢII PRIVATE ŞI SECURITATEA INFORMAŢIILOR
Pentru a proteja securitatea sistemului video şi pentru a spori gradul de protecţie a vieţii, au fost introduse următoarele măsuri tehnice şi organizatorice:
1. Limitarea timpului de stocare a materialului filmat, în conformitate cu cerinţele de securitate;
2. Mediile de stocare (serverele pe care se stochează imaginile înregistrate) se află în spaţii securizate, protejate de măsuri de securitate fizică;
3. Toţi utilizatorii cu drept de acces s-au au obligat să respecte prevederile legale in domeniu;
4. Dreptul de acces se acordă utilizatorilor pe baza nevoii de a cunoaşte, doar pentru acele resurse care sunt strict necesare pentru indeplinirea atribuţiilor de serviciu;
5. Doar administratorul de sistem, numit in acest sens de către operator, are dreptul de a acorda, modifica sau anula dreptul de acces al utilizatorilor, conform procedurii generale de acces la bazele de date. Acesta tine in permanent o listă actualizată a tuturor persoanelor care au drept de acces la sistemul de supraveghere video, cu specificarea tipului de acces;
6. DPO/persoana desemnata pe protectia datelor va fi consultat(a) înainte de achiziţionarea sau instalarea oricărui nou sistem video de protecţie.
6. INSTRUCTAJ
- Toţi membrii personalului cu drepturi de acces beneficiază de o instruire initiala in domeniul protecţiei datelor. Această procedură va fi integrata in programul de instruire şi indrumare, pentru toţi utilizatorii cu drept de acces şi atribuţii in operarea sistemului de supraveghere video;
- Responsabilul cu se va asigura că intregul personal din subordine, implicat in operarea sistemului de supraveghere video, este instruit şi informat cu privire la toate aspectele funcţionale, operaţionale şi administrative ale acestei activităţi.
7. MĂSURI DE PĂSTRARE A CONFIDENŢIALITĂŢII
După instructaj, fiecare participant semnează o declaraţie de confidenţialitate.
8. DEZVĂLUIREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Orice activitate de dezvăluire a datelor personale către terţi va fi documentată şi supusă unei analize riguroase privind pe de-o parte necesitatea comunicării, şi pe de altă parte compatibilitatea dintre scopul in care se face comunicarea şi scopul in care aceste date au fost colectate iniţial pentru prelucrare (de securitate şi control acces).
Societatea are obligaţia punerii la dispoziţia organelor judiciare, la solicitarea scrisă a acestora, inregistrările video in care este surprinsă săvarşirea unor fapte de natură penală.
2Adăugarea unui semn de identificare a datelor pentru a restricționa prelucrarea ulterioară a acestora în mod permanent sau pentru o perioadă limitată de timp.
9. AMPLASAREA CAMERELOR DE SUPRAVEGHERE, ZONE MONITORIZATE
9.1. Sistemul de supraveghere este format din camere de supraveghere montate pe structura de susținere a tavanului parcului de trambulină Cyberjump, al căror unghi de vedere și amplasare sunt prezentate pe planul de la sfârșitul acestei broșuri.
9.2 Motivul instalării camerelor supraveghere în zona birourilor este monitorizarea manipulării numerarului și a mișcărilor din birou.
5.3 Zona monitorizată de camerele de supraveghere este incinta exploatată în mod legal și exclusiv de către operatorul de date.
5.4. Operatorul de date nu va efectua supravegherea în încăperi în care acest lucru ar putea aduce atingere demnității umane, în special în vestiare, toalete, grupuri sanitare, dar și în încăperile în care angajații își petrec pauzele. Excepțiile de la această regulă sunt perioadele în care întreaga zonă a locului de joacă, inclusiv zonele interzise, este supravegheată. Aceste perioade sunt sărbătorile legale, zilele în afara orelor de lucru în care nimeni nu se află în mod legal în incintă.
10. DESCRIEREA ŞI SPECIFICAŢIILE TEHNICE ALE SISTEMULUI
10.1. Camerele sunt dispozitive fixe, cu optică fixă, care efectuează numai supravegherea la distanță.
10.2 Camerele nu sunt adecvate pentru înregistrarea de aproape a persoanelor sau a activităților. Camerele sistemului electronic de supraveghere înregistrează în mod predominant oaspeții și vizitatorii parcului de trambuline Cyberjump.
În mod convenţional sistemul de supraveghere video este un sistem static. Are ca funcţie inregistrarea imaginilor şi este echipat cu senzori de mişcare. Sistemul poate inregistra orice mişcare detectată de camerele instalate in zona supravegheată, alături de dată, oră şi locaţie.
Toate camerele sunt funcţionale 24 de ore, 7 zile pe săptămană.
Atunci cand este necesar, calitatea imaginilor permite recunoaşterea celor care trec prin zona de acţiune a camerelor.
Pentru o mai mare siguranţă a prelucrării datelor care pot fi obţinute in urma supravegherii video, camerele sunt fixe (fără funcţie de zoom), astfel utilizatorul nu poate modifica perimetrul/scopul supravegherii, Operatorii special instruiţi trebuie sa respecte setările de confidenţialitate şi drepturile de acces.
Nu există interconexiune cu alte sisteme şi nu se inregistrează sunetul, nu se utilizeaza tehnologie de varf sau supraveghere video inteligenta.
11. DREPTURILE PERSOANELOR VIZATE- EXERCITAREA DREPTURILOR DE ACCES, INTERVENŢIE ŞI OPOZIŢIE
11.1
Pe intreaga perioadă de stocare a datelor cu caracter personal, persoanele vizate au dreptul de acces la datele personale care le privesc deţinute de Societate, de a solicita intervenţia (ştergere/actualizare/rectificare/anonimizare) sau de a se opune prelucărilor, conform legii.
Orice cerere de a accesa, rectifica, bloca şi/sau şterge date cu caracter personal ca urmare a utilizării camerelor video ar trebui să fie adresată Societăţii
.
Răspunsul la solicitarea de acces, intervenţie sau opoziţie se dă in termen de 15 zile calendaristice. Dacă nu se poate respecta acest termen, persoana vizată va fi informată asupra motivului de amânare a răspunsului, de asemenea i se va comunica şi procedura care va urma pentru soluţionarea cererii.
Dacă există solicitarea expresă a persoanei vizate, se poate acorda dreptul de a vizualiza imaginile inregistrate care o privesc sau i se poate trimite o copie a acestora. Imaginile furnizate vor fi clare, în măsura posibilităţii, cu condiţia de a nu prejudicia drepturile terţilor (persoana vizată va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile altor persoanelor care pot apărea in inregistrare vor fi editate astfel incat să nu fie posibilă recunoaşterea/identificarea lor).
În cazul unei asemenea solicitări, persoana vizată este obligată să se identifice dincolo de orice suspiciune (să prezinte actul de identitate cand participă la vizionare), să menţioneze data, ora, locaţia şi imprejurările in care a fost inregistrată de camerele de supraveghere. De asemenea, persoana vizată va prezenta şi o fotografie recentă astfel incat utilizatorii desemnaţi să o poată identifica mai uşor în imaginile filmate. Persoana va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile persoanelor care pot apărea in inregistrare vor fi editate astfel incat să nu fie posibilă recunoaşterea/identificarea lor.
Există posibilitatea refuzării dreptului de acces in situaţia in care se aplică excepţiile prevăzute de lege. Informațiile sunt furnizate gratuit în cazul în care Persoana vizată nu a depus încă o cerere de informații la operator în anul în curs pentru același set de date. În alte cazuri, se poate percepe o taxă.
Necesitatea de a restricţiona accesul se poate impune şi în cazul in care există obligaţia de a proteja drepturile şi libertăţile unor terţe persoane, de exemplu dacă în imagini apar şi alte persoane şi nu există posibilitatea de a obţine consimţămantul lor sau nu se pot extrage, prin editarea imaginilor, datele personale nerelevante.
În scopul monitorizării legalității transferului și al informării Persoanei vizate, operatorul păstrează o evidență a transferului, care include data transferului datelor cu caracter personal prelucrate de acesta, temeiul juridic și destinatarul transferului, sfera de aplicare a datelor cu caracter personal transferate și alte date specificate în legea care prevede prelucrarea.
ÎN URMA ANALIZEI DE RISC EFECTUATE, SOCIETATEA CONCLUZIONEAZĂ CĂ NU EXISTĂ SOLUŢIE ALTERNATIVĂ INSTALĂRII SISTEMULUI VIDEO IN ZONELE PREVAZUTE SI PENTRU SCOPUL AVUT IN VEDERE DE PREVENIREA SAVÂRŞIRII INFRACŢIUNILOR, PAZA ANGAJAŢILOR ŞI BUNURILOR MATERIALE RESPECTIV PREVENIRII ACCIDENTARILOR.
Data intrării în vigoare: de la May 2022.
Anexă: Schema de amplasare a camerelor de supraveghere
Societatea are urmatoarea configuratie a sistemului de supraveghere video:
1. (Locaţie) – (număr de camere) camere video;
2. (Locaţie) – (număr de camere) camere video;
3. (Locaţie) – (număr de camere) camere video;
4. (Locaţie) – (număr de camere) camere video;
Sistemul de supraveghere video este deținut și operat de către (a se introduce), implementarea acestuia fiind determinată de către Angajator.